Lorsque vous êtes responsable d’une association, il peut arriver que vous ayez besoin de demander une salle pour organiser une réunion, un événement ou une activité. Pour ce faire, il est important de rédiger une lettre de demande de salle claire et bien structurée. Dans cet article, nous vous donnerons un exemple de lettre de demande de salle pour une association, ainsi que quelques conseils pour vous aider dans votre démarche.
Exemple de lettre de demande de salle
Objet : Demande de mise à disposition d’une salle pour une réunion de l’association
Madame, Monsieur,
Je me permets de vous contacter aujourd’hui au nom de l’association [nom de l’association] afin de solliciter la mise à disposition d’une salle pour notre prochaine réunion.
Notre association a pour objectif de [décrire brièvement l’objectif de l’association]. Nous sommes actuellement en plein développement et nous avons besoin d’un espace adéquat pour organiser nos réunions régulières.
Nous prévoyons d’organiser notre prochaine réunion le [date] de [heure de début] à [heure de fin]. Nous serions reconnaissants si vous pouviez nous mettre à disposition une salle pouvant accueillir [nombre de participants].
Nous avons besoin d’une salle équipée de [énumérer les équipements nécessaires : tables, chaises, vidéoprojecteur, etc.]. De plus, il serait appréciable que la salle soit accessible aux personnes à mobilité réduite.
Nous nous engageons à prendre soin de la salle et à respecter les horaires de réservation. De plus, nous sommes prêts à payer les frais de location si cela est nécessaire.
Je reste à votre disposition pour toute information complémentaire et je vous remercie par avance de l’attention que vous porterez à notre demande.
Je vous prie d’agréer, Madame, Monsieur, l’expression de mes salutations distinguées.
[Votre nom]Conseils pour rédiger une lettre de demande de salle
Rédiger une lettre de demande de salle peut sembler complexe, mais en suivant quelques conseils simples, vous augmentez vos chances d’obtenir une réponse favorable :
1. Soyez clair et concis :
Il est important de structurer votre lettre de manière claire et concise. Expliquez brièvement qui vous êtes, quel est l’objectif de votre association et ce que vous attendez de la mise à disposition de la salle.
2. Précisez vos besoins :
Indiquez clairement les équipements dont vous avez besoin (tables, chaises, vidéoprojecteur, etc.) et si la salle doit être accessible aux personnes à mobilité réduite. Cela permettra aux responsables de la salle de mieux évaluer si elle correspond à vos besoins.
3. Proposez de payer les frais de location :
Si nécessaire, n’hésitez pas à proposer de payer les frais de location de la salle. Cela montre votre sérieux et votre engagement envers votre demande.
4. Soyez poli et courtois :
N’oubliez pas de terminer votre lettre par une formule de politesse et de remercier les destinataires pour leur attention. Montrez votre gratitude dès le début de la lettre en utilisant des formules de politesse appropriées.
Exemples de lettres de demande de salle
Voici quelques exemples supplémentaires de lettres de demande de salle :
Exemple 1 :
Objet : Demande de mise à disposition d’une salle pour une conférence de l’association
Madame, Monsieur,
Je me permets de vous contacter au nom de l’association [nom de l’association] afin de solliciter la mise à disposition d’une salle pour notre prochaine conférence. Notre association organise chaque année une conférence sur [thème de la conférence] et nous sommes à la recherche d’un lieu approprié pour accueillir cet événement.
Nous prévoyons d’organiser notre conférence le [date] de [heure de début] à [heure de fin]. Nous aurions besoin d’une salle pouvant accueillir environ [nombre de participants] personnes et équipée d’un système de sonorisation et d’un vidéoprojecteur.
Nous nous engageons à respecter les horaires de réservation et à prendre soin de la salle. Nous sommes également prêts à payer les frais de location si cela est nécessaire.
Je vous remercie par avance de l’attention que vous porterez à notre demande et je reste à votre disposition pour toute information complémentaire.
Je vous prie d’agréer, Madame, Monsieur, l’expression de mes salutations distinguées.
[Votre nom]Exemple 2 :
Objet : Demande de mise à disposition d’une salle pour une activité de l’association
Madame, Monsieur,
Je me permets de vous contacter au nom de l’association [nom de l’association] afin de solliciter la mise à disposition d’une salle pour notre prochaine activité. Notre association organise régulièrement des ateliers [décrire l’activité] et nous recherchons un espace approprié pour les accueillir.
Nous prévoyons d’organiser notre prochaine activité le [date] de [heure de début] à [heure de fin]. Nous aurions besoin d’une salle pouvant accueillir environ [nombre de participants] personnes et équipée de tables, chaises et matériel spécifique à l’activité.
Nous nous engageons à respecter les horaires de réservation et à prendre soin de la salle. Nous sommes également prêts à payer les frais de location si cela est nécessaire.
Je vous remercie par avance de l’attention que vous porterez à notre demande et je reste à votre disposition pour toute information complémentaire.
Je vous prie d’agréer, Madame, Monsieur, l’expression de mes salutations distinguées.
Références :
